Diller

Müdür Sekreteri

T.C.

FIRAT  ÜNİVERSİTESİ

YABANCI DİLLER YÜKSEKOKULU

GÖREV TANIMI FORMU

BİRİM ADI

Yabancı Diller Yüksekokulu

 

 

ADI SOYADI

Yasemin BOZKURT

GÖREVİ

Müdür Sekreteri

ÜST YÖNETİCİ / YÖNETİCİLERİ

Yüksekokul Sekreteri

ASTLARI

-

İŞİN KISA TANIMI

T.C. Fırat Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç, ilke ve talimatlara uygun olarak; Yüksekokul’un her türlü akademik ve idari işlemleri ile ilgili faaliyetleri yapmak.

GÖREV VE SORUMLULUKLARI

–     Gelen yazı ve faksları kontrol etmek ve birim içi sevkini sağlamak.

–     Gönderilen evrakları Müdüre imzalatıp ilgili birimlere göndermek.

–     Müdür, Müdür Yardımcısı ve Yüksekokul Sekreterinin resmi haberleşmelerini yerine getirmek.

–     Öğretim elemanlarının iletişim bilgilerini kaydederek gerektiğinde bağlantı sağlamak.

–     Yabancı Diller Yüksekokulu ortak elektronik postalarını atmak.

–     Akademik ve idari personele ait postaların ilgili kişilere ulaşmasının sağlamak ve tebligatları yasanın emrettiği şekilde yapmak.

–     Uygunluk onay işlemlerini yapmak.

–     Müdür, Müdür Yardımcıları ve Yüksekokul Sekreteri odalarının sürekli temiz ve düzenli tutulmasını sağlamak.

–     Mesai saatlerine uygun şekilde sekreterliğin sürekli açık tutulmasını sağlamak.

–     Birim ile ilgili yazıları teslim almak ve tutanakları imzalamak.

–     İdari personel imza çizelgelerini hazırlamak ve imza saatlerini düzenli olarak takip etmek.

–     Yüksekokulda yapılacak olan ÖSYM, Açıköğretim vb. sınavların görev kağıtlarını teslim alarak ilgili kişilere zamanında dağıtımını sağlamak.

–     Çalışma yerindeki araç-gereç, doküman ve mefruşatın doğru bir şekilde kullanmasını ve gereken bakım ve onarımlarının düzenli olarak yapılmasını sağlamak.

–     Faaliyetlerine ilişkin bilgilerin kullanıma hazır bir biçimde bulundurulmasını, rapor ve benzerlerinin dosyalanmasını sağlamak, gerektiğinde konuya ilişkin belge ve bilgileri sunmak.

–     Faaliyetleri ile ilgili işlem ve kayıtları tam, doğru ve zamanında tutmak, kayıtların saklanmasını ve gizliliğinin korunmasını sağlamak.

–     Görev alanı ile ilgili mevzuatı düzenli olarak izlemek.

–     İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak.

–     Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak.

–     Gerektiğinde çalıştığı bölümde yürütülen diğer faaliyet ve işlemlere yöneticisi tarafından verilen talimatlar çerçevesinde yardımcı olmak.

YETKİLERİ

–     Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak.

–     Faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli araç ve gereci kullanmak.

 

Türkçe